Frais kilométriques des professions libérales

Qui est concerné

Infirmiers et infirmières libéraux, masseurs-kinésithérapeutes, médecins, sages-femmes, ostéopathes, orthophonistes, pédicures-podologues, mais aussi architectes, géomètres, consultants, formateurs, coachs… Toutes les professions qui se déplacent avec leur véhicule pour leur activité.

Le barème kilométrique en BNC

Au régime de la déclaration contrôlée, un professionnel libéral peut en principe choisir d’évaluer ses frais de véhicule avec le barème kilométrique plutôt qu’aux frais réels. Le barème couvre alors carburant, entretien, réparations, pneus, assurance et dépréciation ; les péages et le stationnement restent déductibles à part.

Ce choix a des conditions et des conséquences : il vaut en principe pour l’année et pour l’ensemble des véhicules utilisés, et il n’est pas cumulable avec la déduction des dépenses réelles du véhicule. Il se fait avec votre expert-comptable ou votre association agréée, au moment d’établir la déclaration professionnelle.

Barème ou frais réels : comparer

Le barème est simple et ne demande pas de garder chaque facture de carburant ou d’entretien. Les frais réels peuvent être plus avantageux pour un véhicule coûteux ou très consommateur. Dans les deux cas, un suivi précis des kilomètres professionnels est indispensable : c’est lui qui permet de calculer le barème, ou de déterminer la part professionnelle des frais réels.

Micro-entreprise : pas de déduction

En micro-BNC, l’abattement forfaitaire est censé couvrir toutes les charges : les frais kilométriques ne se déduisent pas en plus. Le suivi reste utile pour savoir si le passage au régime réel serait intéressant : si vos frais kilométriques et vos autres charges dépassent nettement l’abattement, la question mérite d’être posée à votre expert-comptable.

En société (SELARL, SELAS…)

Si vous exercez en société avec votre véhicule personnel, la société peut vous verser des indemnités kilométriques, comme pour tout dirigeant. Elles sont alors une charge pour la société et, si elles sont justifiées et calculées au barème, ne sont pas une rémunération pour vous.

Exemples par profession

Infirmière libérale en tournée

Une infirmière libérale qui parcourt 20 000 km de tournées par an avec une voiture de 5 CV obtient, au barème, 8 535 €. En électrique : 10 242 €. Avec 30 000 km, la troisième tranche s’applique : 12 810 €. Le guide infirmiers libéraux détaille leur cas, notamment la différence avec les IK facturées à l’Assurance maladie.

Kinésithérapeute avec visites à domicile

Un kiné qui effectue des visites à domicile deux demi-journées par semaine, soit environ 9 000 km par an avec une voiture de 4 CV, obtient 4 390 €.

Consultant ou formateur

Un consultant qui rend visite à ses clients en région, soit 12 000 km par an avec une voiture de 6 CV, obtient 5 945 €.

Pour votre situation, le simulateur d’indemnités kilométriques donne le montant exact.

Montants selon le kilométrage

Les professions libérales qui se déplacent beaucoup atteignent vite la deuxième, voire la troisième tranche du barème. Repères pour une voiture :

Ce que la déduction représente vraiment

Les frais de véhicule évalués au barème viennent diminuer le bénéfice imposable. L’économie réelle dépend donc de votre taux marginal d’imposition et des cotisations sociales calculées sur ce bénéfice. Par exemple, avec 7 821 € de frais (18 000 km en 5 CV) et un taux marginal d’imposition de 30 %, l’impôt sur le revenu baisse à lui seul d’environ 2 350 €, avant même l’effet sur les cotisations sociales. Chaque trajet oublié a donc un coût bien réel. Votre expert-comptable peut chiffrer l’économie exacte pour votre situation.

Remplaçants et collaborateurs libéraux

Les remplaçants et collaborateurs libéraux exercent eux aussi en BNC et se déplacent souvent davantage : plusieurs cabinets, des zones différentes selon les remplacements, parfois des tournées plus longues. Les mêmes règles s’appliquent : barème possible au régime réel, rien en plus en micro-BNC. Le suivi est d’autant plus important que les lieux d’exercice changent : noter chaque déplacement au moment où il a lieu évite de devoir reconstituer des mois de remplacements à partir d’un agenda.

Véhicule loué ou en leasing

Un véhicule en location longue durée ou en location avec option d’achat peut, sous conditions, être pris en compte au barème. Les loyers ne se déduisent alors pas en plus, puisqu’ils sont couverts par le forfait. Ce cas a ses propres règles : à valider avec votre expert-comptable ou votre association agréée avant de faire votre choix.

Tournées et étapes multiples

Une tournée ne se résume pas à un aller-retour : on part du domicile ou du cabinet, on enchaîne plusieurs patients, puis on rentre. La distance à retenir est celle du parcours complet, étape par étape. Noter chaque visite séparément ou reconstituer la tournée en fin de journée prend du temps, et c’est là que les oublis s’accumulent. Le plus simple est de noter la tournée au fur et à mesure, avec ses étapes.

Les trajets domicile-cabinet

Le trajet entre le domicile et le cabinet n’a pas le même statut qu’une visite chez un patient ou un client. Selon votre situation, il peut être retenu, limité ou exclu : c’est un point à valider avec votre expert-comptable avant de l’inclure dans vos kilomètres professionnels.

Plusieurs véhicules

Si vous utilisez plusieurs véhicules (une voiture pour les tournées, un scooter en ville), le barème s’applique à chacun avec son propre kilométrage. pratIK gère plusieurs véhicules et sépare les calculs.

Les justificatifs à garder

• le relevé des trajets : date, départ, arrivée, motif (sans données de santé détaillées pour les soignants : une référence ou des initiales suffisent), distance ;
• la carte grise du ou des véhicules ;
• les éléments qui corroborent les déplacements : agenda, planning de tournée, facturation ;
• les justificatifs de péage et de stationnement.

Le guide justifier ses IK détaille le contenu du relevé.

Les erreurs fréquentes des libéraux

• Déduire le barème en micro-BNC : l’abattement forfaitaire couvre déjà toutes les charges.
• Cumuler le barème et les factures de carburant ou d’entretien du même véhicule.
• Additionner les kilomètres de deux véhicules pour appliquer une seule formule.
• Compter les trajets personnels faits entre deux patients, comme un détour pour des courses.
• Estimer le kilométrage au jugé en fin d’année, sans relevé détaillé à l’appui.
• Oublier les péages et le stationnement, déductibles en plus du barème.

Si vous optez pour les frais réels

Si votre expert-comptable conclut que les frais réels sont plus avantageux, il faudra conserver toutes les factures du véhicule : carburant, entretien, réparations, pneus, assurance, et le tableau d’amortissement ou les loyers. La part professionnelle de ces frais se calcule alors à partir du rapport entre kilomètres professionnels et kilomètres totaux. Le relevé des trajets reste donc indispensable, auquel s’ajoute le relevé du compteur en début et en fin d’année.

Les bonnes pratiques de suivi

• Notez la tournée dans la journée, pas en fin de mois : les détails s’oublient vite.
• Enregistrez vos lieux récurrents (cabinet, patients réguliers, clients fidèles) pour ne pas ressaisir les adresses.
• Faites le point chaque semaine : un coup d’œil au calendrier suffit à repérer un jour sans trajet.
• Séparez les véhicules si vous en utilisez plusieurs.
• Transmettez le relevé annuel à votre comptable ou à votre association agréée avant la déclaration professionnelle.

Le plus dur : tout noter

Avec dix patients par jour, personne ne reconstitue ses kilomètres en fin d’année. pratIK propose vos trajets habituels, gère les étapes multiples et fonctionne même sans réseau : la tournée se note au fil de la journée, et le relevé annuel est prêt pour votre comptable ou votre association agréée.