Frais réels du salarié : le calcul des frais kilométriques

Abattement de 10 % ou frais réels

Par défaut, l’administration fiscale applique un abattement de 10 % sur vos salaires, avec un minimum et un plafond. Cet abattement couvre forfaitairement tous vos frais professionnels. Vous pouvez y renoncer et déclarer à la place le montant réel de vos frais : transport, repas pris hors du domicile, double résidence, formation, matériel… Il faut alors pouvoir justifier chaque dépense. Les frais de transport en voiture en sont souvent la plus grosse part.

Le calcul des frais de voiture

Pour un véhicule personnel, les frais s’évaluent en principe avec le barème kilométrique, selon la puissance fiscale et le kilométrage professionnel de l’année. Pour les salariés, le barème est plafonné à 7 CV. Il couvre carburant, entretien, assurance et dépréciation ; les péages, le stationnement et, au prorata, les intérêts d’un emprunt pour l’achat du véhicule peuvent s’ajouter. Vous pouvez aussi déclarer vos dépenses réelles de véhicule, mais il faut alors toutes les justifier.

Le trajet domicile-travail

Le trajet entre le domicile et le lieu de travail est retenu en principe dans la limite de 40 km par trajet (80 km aller-retour par jour). Au-delà, les kilomètres supplémentaires ne sont admis que si l’éloignement est justifié par des circonstances particulières : emploi précaire, conjoint travaillant dans une autre ville, difficulté de trouver un logement plus proche, état de santé… En principe, un seul aller-retour par jour est retenu, sauf si vous rentrez déjeuner chez vous en raison d’horaires ou de contraintes particulières.

Les autres déplacements professionnels

Les déplacements faits pour votre employeur avec votre véhicule (rendez-vous clients, sites, formations) entrent aussi dans le calcul, sans limite de distance, s’ils ne vous sont pas remboursés. S’ils le sont, deux cas : les remboursements au barème ne sont pas imposables et les kilomètres correspondants ne se déduisent pas une seconde fois ; si vous optez pour les frais réels, les allocations perçues pour ces frais doivent en principe être ajoutées à votre revenu déclaré. Les salariés qui roulent beaucoup pour leur travail ont un guide dédié : commerciaux et VRP.

Exemple : Nadia, 35 km de son travail

Nadia habite à 35 km de son lieu de travail, qu’elle rejoint en voiture de 5 CV, 210 jours par an. Kilométrage annuel : 35 × 2 × 210 = 14 700 km. Au barème, ses frais de transport s’élèvent à 6 643 €, soit 14 700 × 0,357 + 1 395 €. Son salaire net imposable est de 32 000 € : l’abattement de 10 % lui donnerait 3 200 €. Les frais réels lui permettent donc de déduire 3 443 € de plus, avant même ses frais de repas. À condition de pouvoir justifier ses trajets et ses jours de présence.

Combien représentent vos trajets

Au-delà de 40 km par trajet, les kilomètres supplémentaires ne comptent que si l’éloignement est justifié. Pour un calcul personnalisé, utilisez le simulateur.

Les justificatifs à garder

• la carte grise du véhicule (puissance fiscale) ;
• la distance entre le domicile et le lieu de travail, et le nombre de jours de présence ;
• le relevé des autres déplacements professionnels : date, départ, arrivée, motif, distance ;
• les justificatifs de péage, de stationnement et d’intérêts d’emprunt ;
• pour un trajet de plus de 40 km, les éléments qui justifient l’éloignement.

Le télétravail, les congés et les arrêts maladie réduisent le nombre de jours retenus : un relevé tenu au fil de l’année évite d’appliquer un forfait de jours qui ne correspond pas à la réalité.

Les erreurs fréquentes

• Compter 5 jours par semaine toute l’année sans retirer congés, télétravail et absences.
• Dépasser 40 km par trajet sans circonstance particulière justifiée.
• Appliquer le barème au-delà de 7 CV : il est plafonné.
• Oublier de réintégrer les allocations ou la prise en charge versées par l’employeur pour ces frais.
• Déduire deux fois des kilomètres déjà remboursés par l’employeur.

Suivre ses trajets sans y penser

pratIK enregistre vos trajets habituels en un geste, signale les jours ouvrés sans trajet et calcule le total au barème. Au moment de la déclaration, vous avez le kilométrage réel de l’année et le relevé PDF ou Excel à conserver en cas de question de l’administration.